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2022年1月14日 (金)

紙資料のデジタル(PDF)化

昨年の12月から身の回りの紙の資料類をPDFにしてデジタル化する作業をしている。きっかけは昨年iPadを購入したことだ。購入したiPadをもっと活用する使い方がない調べていると、iPadにはメモ機能があり、思い付いたことなどを直接iPadに手書きやキーボードから入力できる。作成したメモはアプリ内に記憶される他にPDFで外部に出力することも出来る。メモ機能には、紙の資料をカメラで読み取りPDFにする機能もある。PDFにすればパソコンでも取り扱うことが出き元の紙資料は処分しても良いわけだ。

ここでちょっと閃いた。メモだけでなく身の回りの大量の紙資料をPDFにしてデジタル化すれば紙で保存している資料類をなくすることが出来そうだということだ。これをパソコンで行えれば文句ない。

私自身資料や物などをため込む性質があり、身の回りは紙資料や物などで溢れている。バインダーやフラットファイルに綴ったり、段ボール箱に入れたりして一応整理していているが、場所も取るので以前から処分も考えてみたりしたが、遡って見たい資料もあったりするのでなかなか処分ができなかった。これをPDF化すれば資料として残るし紙は処分出きて場所も空くことになる。

ただ、PDF化する作業をiPadを使ってすることも出来るが量が多くて大変だ。何か良い方法がないかと調べていたら、家のプリンターのスキャナー機能を使えばPDFとしてパソコンに出力できることが分った。スキャナーの方がiPadより作業性は断然良い。

溜まっている書類を調べると、病気・健康関係、年金・健保関係、趣味関係、各種会合資料、家・親類関係、機器取説などと多岐にわたる。契約書など原本を保管しなければならないものもあるが大半はPDF化で事足りるものばかりだ。

昨年12月に作業を開始し、バインダーやフラットファイル毎に不要なものは即処分し残す必要のあるものだけをPDF化する作業を続け、バインダーなどに対応するフォルダーをパソコン上に作成しPDFを移動した。パソコンの中にはエクセルやワードで作成したファイルなども存在するので、同じカテゴリーの物は新規作成した同じカテゴリーのフォルダーに移動させた。 

 

 

今年になってようやく目途がついてきたが、これまでに紙資料フラットファイル20冊、バインダー2冊、段ボール1箱の書類をPDF化し、雑誌や書籍40冊、電子機器の空箱10箱、CD・DVD50枚などの処分などをした。紙類の処分は個人情報の入ったものはシュレッダーしその他は雑紙で処分した。

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Dsc_0490

 

これだけ処分したけれど本棚や物置の棚は少し隙間が出来たかなと言う程度で、量自体はなかなか減ったようには見えない。紙資料も物も引き続き減量化することが必要なようだ。物についてもこまごまとした物を捨てられずに持ち続けているが断捨離だと思って思い切って処分することが必要なようだ。

 

 

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コメント

お~ 頑張ってますね

写真もPDF化できますよ

私は 会社の書類・セミナーで気に入った資料などをPDF化しました

1枚づつ 読み込みが必要なので それなりに面倒ですね

思い切って捨てるほうがいいのかもしれないが 思い出には 残すことが必要かと思ってます

断捨離で書類を捨ててしまう手もあるのですが、自分が生きてきた記録でもあり書類は簡単には捨てられません。PDFにすれば記録として残るので紙の資料は処分できますね。

1枚ずつスキャナーに掛けて取り込むのは手間が掛かりますね。
コピー複合機のスキャナー機能で複数枚数を連続で取れますが残念ながらないですね。

かなりPDF化したつもりですが書類はなかなかなくならないですね。


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